Datenschutzordnung

Art. 12 DSGVO verlangt, dass die Informationen für die Mitglieder und andere betroffene Personen – also andere Personen, deren personenbezogene Daten der Verein verarbeitet (z.B. Übungsleiter, Teilnehmer an Wettkämpfen) – in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form sowie in klarer und einfacher Sprache unentgeltlich mitgeteilt werden.

Die Übermittlung der Informationen kann schriftlich oder in anderer Form, ggf. auch elektronisch stattfinden, z.B. per E-Mail und/oder auf der Homepage, soweit damit alle Anforderungen (insbesondere die leichte Zugänglichkeit) erfüllt sind.

Vereine können daher die Informationen z.B. auf dem Antragsformular, per Handzettel, per E- Mail und/oder auf der Homepage zur Kenntnis geben.

Welche Informationen der Verein mitteilen muss, legt Art. 13 DSGVO fest. Letztlich hängt dies davon ab, wie die Datenverarbeitung im jeweiligen Verein konkret abläuft, also insbesondere welche Daten zu welchen Zwecken der Verein abfragt (etwa Kommunikationsdaten zur Mitgliederverwaltung) und was er mit diesen Daten unternimmt, also etwa wohin er die Daten übermittelt und warum dies geschieht (z.B. Weitergabe an Verbände zwecks Sportbetrieb oder Veröffentlichung auf der Homepage im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit oder Außendarstellung des Vereins).

Aus diesem Grund hat die St. Johanni Schützengilde e.V. Riesenbeck zur Erfüllung der zulässigen Zwecke und Aufgaben die nachfolgende Datenschutzordnung verfasst, die jedem Mitglied bei Vereinsbeitritt zusammen mit der Satzung ausgehändigt wird. Jedes Vereinsmitglied wird ausdrücklich auf die Datenschutzklausel in der Satzung hingewiesen.

a) Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Beachtung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in automatisierter und nicht automatisierter Form zur Erfüllung der gemäß dieser Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten:

- Name und Anschrift,
- Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie- E-Mail-Adresse,
- Geburtsdatum,
- Staatsangehörigkeit,
- Ehrungen,
- Funktion(en) im Verein,
- Wettkampfergebnisse,
- Bankverbindung

Unter „Verarbeitung von personenbezogenen Daten“ werden z.B. folgende Vorgänge verstanden: Erheben, Erfassen, Ordnen, Speichern, Verwenden, Übermitteln, Verbreiten sowie Löschen von Daten (Artikel 4 Nr. 2 Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO).

b) Die in (a) genannten personenbezogenen Daten sind - mit Ausnahme der Bankverbindung - Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein und werden, wenn sie dem Verein diese Pflichtdaten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung im Sinne der DSGVO zur Verfügung stellt.

c) Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung einschließlich des Beitragseinzugs verwendet. In diesem Zusammenhang werden sie Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Ämter oder Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO und hinsichtlich der Bankverbindung Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO.

d) Den Organen des Vereins, allen Vereinsmitgliedern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus.

e) Soweit die in den jeweiligen Vorschriften beschriebenen Voraussetzungen vorliegen, hat jedes Vereinsmitglied insbesondere die folgenden Rechte: 

- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO und
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO.

f) Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie verarbeitet werden (Grundsatz der „Speicherbegrenzung“ nach Artikel 5 DSGVO, Absatz 1 Buchstabe e).

g) Die Löschung aller personenbezogenen Daten erfolgt innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Mitgliedschaft. Hierbei gelten die Aufbewahrungspflichten für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien (Artikel 30 DSGVO, Absatz 1 Satz 2 Buchstabe f):

- steuerrechtliche Aufbewahrungs- und Löschungsfristen für Mitgliederdaten
- gesetzlich vorgesehene Aufbewahrungs- und Löschungsfristen für Mitgliederdaten
- Aufbewahrungs- und Löschungsfristen für Mitgliederdaten, die ausschließlich für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke gespeichert sind

h) Zur Wahrnehmung der Aufgaben und Pflichten nach der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz bestellt der geschäftsführende Vorstand einen Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzbeauftragte darf nicht Vorstandsmitglied sein.

Veröffentlichung und Übermittlung von personenbezogenen Daten

a) Der Verein hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und / oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein, etc.) an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der (die) Empfänger(in) die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet

b) Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung / Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Daten, die zur Organisation des Vereins und des Sportbetriebes nötig sind. Hierzu gehören, Name, Anschrift, Vereinszugehörigkeit, Funktion im Verein sowie Alter oder Geburtsjahrgang.

Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

c) Als Mitglied des Deutschen Schützenbundes ist der Verein verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten über seinen Landesverband dorthin zu melden.

Im Zusammenhang mit der Organisation und der Entwicklung des Landes- bzw. Bundesverbandes, des Sportbetriebes in den entsprechenden jeweiligen übergeordneten Verbandshierachien sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen der übergeordneten Verbandshierachien übermittelt der Verein personenbezogene Daten und gegebenenfalls Fotos seiner Mitglieder an diese zur Bearbeitung und Veröffentlichung.Übermittelt werden der Name, Anschrift, Geburtsdatum, Wettkampfergebnisse, Startberechtigungen, Mannschaftsaufstellungen, praktizierte Wettbewerbe, Lizenzen, Vereinszugehörigkeit sowie bei Vereinsfunktionen auch Telefonnummern, Faxnummern und E-Mail-Adresse.

Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand des verarbeitenden Verbandes der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Einzelfotos von seiner Homepage.

d) Auf seiner Homepage berichtet der Verein auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Funktion im Verein und –soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verein – unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. 

Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung / Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen.

Der Verein informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung / Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung / Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen / Übermittlungen.

e) Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z. B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

f) Alle personenbezogenen Daten werden in dem vereinseigenen EDV-System gespeichert. Jedem Vereinsmitglied wird dabei eine Mitgliedsnummer zugeordnet. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. 

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

g) Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Satzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende, Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

h) Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes (insbesondere §§ 34, 35) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.